28 Ağustos 2012 Tarihli Resmi Gazete Sayı: 28395 Gümrük ve Ticaret Bakanlığından: Ticaret Şirketlerinin Gümrük Ve Ticaret Bakanlığınca Denetlenmesi Hakkında Yönetmelik BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve kapsam MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, ticaret şirketlerinin denetime tabi işlemlerini belirlemek ve bu işlemlerin Bakanlıkça denetlenmesine ilişkin ilkeleri ve usulü düzenlemektir. (2) Bu Yönetmelik, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununa göre kurulan ve faaliyet gösteren ticaret şirketleri ile kuruluşları ve faaliyetleri diğer kanunlarla düzenlenen ticaret şirketlerinin, Kanuna tabi işlemlerinin denetlenmesini kapsar. Dayanak MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, 6102 sayılı Kanunun 210 uncu maddesinin birinci fıkrasına dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelikte geçen; a) Bakanlık: Gümrük ve Ticaret Bakanlığını, b) Başkanlık: Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Rehberlik ve Teftiş Başkanlığını, c) Denetim elemanı: Gümrük ve Ticaret Başmüfettişi, Gümrük ve Ticaret Müfettişi ile Gümrük ve Ticaret Müfettiş Yardımcısını, ç) Denetim kanıtı: Ticaret şirketlerine ait ticari defterler, finansal tablolar, raporlar ve muhasebe kayıtları da dahil olmak üzere tüm yazışmalar, kayıtlar ve belgeler ile denetim kapsamında diğer gerçek ve tüzel kişilerden elde edilen bilgi ve belgeleri, d) Genel kurul: Anonim, limited, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve kooperatif şirketlerdeki genel kurulu, kollektif ve komandit şirketlerdeki ortaklar kurulunu ve gereğinde ortakların tümünü, e) Kanun: 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununu, f) Ortak: Anonim şirketlerin pay sahiplerini, diğer ticaret şirketlerinin ortaklarını, g) Şirket sözleşmesi: Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde esas sözleşmeyi, kollektif, komandit ve limited şirketlerde şirket sözleşmesini ve kooperatiflerde ana sözleşmeyi, ğ) Ticaret şirketi: Kollektif, komandit, anonim, limited, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve kooperatif şirketi, h) Yönetim organı: Anonim şirketler ve kooperatif şirketlerde yönetim kurulunu, limited şirketlerde müdürü veya müdürler kurulunu, kollektif, komandit ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yöneticiyi, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Denetimin Amacı, Denetime Konu İşlemler ve Denetim İlkeleri Denetimin amacı MADDE 4 – (1) Bakanlıkça yapılacak denetimin amacı; ticaret şirketlerinin Kanuna ve Kanuna dayanılarak çıkarılan düzenleyici işlemlere uygun işlem yapmalarını sağlamaktır. Bu amaç doğrultusunda, Bakanlıkça ticaret şirketlerinin kuruluşundan sona ermesine kadar gerçekleşen tüm işlemlerinin Kanuna ve Kanuna dayanılarak çıkarılan düzenleyici işlemlere uygunluğu denetlenir, uygunsuzlukların giderilmesi için rehberlik edilir, cezai sorumluluğu tespit edilenler yetkili makamlara, hukuki sorumluluğu tespit edilenler de genel kurul gündemine alınıp görüşülmek üzere şirketin yönetim organına bildirilir ve uygulamada ortaya çıkan aksaklıkların giderilmesine yönelik tedbirler alınır. Denetime konu işlemler MADDE 5 – (1) Ticaret şirketlerinin, Bakanlığın denetimine konu işlemleri aşağıda gösterilmiştir: a) Kuruluş işlemleri, b) Ticaret siciline tescil ve ilan işlemleri, c) Ticaret unvanına ve işletme adına ilişkin işlemler, ç) Ticari defterlere ilişkin işlemler, d) Birleşme, bölünme ve tür değiştirme işlemleri, e) Şirketler topluluğuna, bağlılığa ve hakimiyete ilişkin işlemler, f) Genel kurulun çağrılmasına, toplanmasına, karar almasına, görevlerine ve yetkilerine ilişkin işlemler, g) Yönetim organının oluşumuna, toplanmasına, karar almasına, sorumluluğuna, görev ve yetkilerine yönelik işlemler, ğ) Denetçinin seçilmesine ilişkin işlemler, h) Şirket sözleşmesinin değiştirilmesine ilişkin işlemler, ı) Paya ve sermaye koyma borcuna ilişkin işlemler, i) Menkul kıymet işlemleri, j) Sermayenin artırılması, azaltılması ve tamamlanması işlemleri, k) Finansal tablolara, yıllık faaliyet raporlarına ve yedek akçelere yönelik işlemler, l) Kâr, kazanç ve tasfiye payına ilişkin işlemler, m) Elektronik ve bilgi toplumu hizmetlerine ilişkin işlemler, n) Sona erme ve tasfiyeye yönelik işlemler, o) Kanuna dayanılarak çıkarılan düzenleyici işlemlere konu işlemler. (2) Bu maddenin birinci fıkrasında sayılan işlemler, her bir ticaret şirketinin türüne göre ve bu türe bağlı özellikleri göz önünde bulundurularak denetlenir. (3) Kuruluşları ve faaliyetleri diğer kanunlarla düzenlenen ticaret şirketlerinin, bu maddenin birinci fıkrasında sayılan ancak ilgili kanunları uyarınca münhasıran yetkili bakanlık, kurul, kurum veya kuruluş tarafından denetlenmesi hüküm altına alınmayan işlem veya işlemleri Bakanlığın denetimine tabidir. Denetim ilkeleri MADDE 6 – (1) Ticaret şirketlerinin işlemleri; tarafsızlık, eşitlik, dürüstlük, gizlilik ve mesleki özen ilkeleri başta olmak üzere aşağıdaki esaslara göre denetlenir. a) Denetim kanıtlarının toplanmasında, önyargısız ve tarafsız davranılır. b) Toplanan kanıtlar, adil ve nesnel şekilde değerlendirilir. c) Ulaşılan sonuçlar, yeterli ve uygun kanıtlara dayandırılır ve bu konuda azami mesleki özen ve dikkat gösterilir. ç) Gerektiğinde denetlenenlerin incelenen işlemler hakkındaki görüşleri alınır. d) Denetim faaliyetleri yerine getirilirken kanun önünde eşitlik ilkesine uygun hareket edilir. e) Denetim çalışmaları dürüstlük ve sorumluluk duygusu içinde yürütülür. f) Denetim faaliyetlerinin yürütülmesi ve raporlanması aşamalarında gizliliğe riayet edilir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Denetim Teknikleri, Denetim Usulü ve Düzenlenecek Raporlar Denetim teknikleri MADDE 7 – (1) Denetim elemanları, yeterli ve gerekli denetim kanıtlarını, aşağıdaki tekniklerin hepsini veya bir kısmını ya da bunlara benzer diğer denetim tekniklerini kullanarak toplarlar. a) Varlık incelemesi: Ticaret şirketlerinin bilançosunda kayıtlı dönen ve duran varlıkların, fiilen mevcut bulunup bulunmadığının ve mevcudiyeti saptanan varlıkların ticaret şirketine ait olup olmadığının doğrulanması işlemidir. b) Gözlem: Bazı denetim kanıtlarının elde edilmesi sürecinde, denetim elemanının hazır bulunması ve bu sürece nezaret etmesidir. c) Doğrulama: Denetim elemanının, ticaret şirketi dışındaki kaynaklardan doğrudan doğruya ya da Başkanlık aracılığıyla yazılı bilgi almasıdır. ç) Bilgi toplama: Denetim elemanının, denetim sürecinde ilgililerden yazılı veya sözlü olarak bilgi almasıdır. d) Kayıt sisteminin kontrolü: Örneklemeler yoluyla kaynak belgelerin seçilmesi ve bu belgelerden hareketle muhasebe kayıt ortamında detaylı inceleme yapılarak işlemlerle ilgili kayıtların doğruluğunun araştırılmasıdır. e) Hesaplama: Ticaret şirketine ait hesaplamaların denetim elemanı tarafından doğrulanmasıdır. f) Belge incelemesi: İşlemlerle ilgili tüm kayıt ve belgelerin ayrıntılı olarak incelenmesidir. g) Örnekleme: İşlemler grubu içerisindeki kalemlerin bütünü hakkında bilgi edinilebilmesi için bu grup içerisinde yer alan bazı kalemlerin seçilerek incelemeye alınmasıdır. (2) Denetim kanıtları, ticaret şirketlerine ait tüm varlık, kaynak, gelir ve giderlerin gerçek olduğunu ve bunlara ilişkin bütün işlemlerin doğru tutarlarıyla ve gerçeğe uygun olarak kaydedildiğini, hakların ve yükümlülüklerin gerçek olduğunu, yapılan işlemlerin Kanuna ve Kanuna dayanılarak çıkarılan düzenleyici işlemlere uygunluğunu tespit etmek amacıyla toplanır. Denetim usulü MADDE 8 – (1) Ticaret şirketlerinin işlemleri, Bakanlık denetim elemanlarınca denetlenir. (2) Bakanlık, ticaret şirketlerinin denetimine resen veya ortakların yahut üçüncü kişilerin istem, ihbar ve şikayetleri üzerine karar verebilir. (3) Ticaret şirketlerinin işlemleri, şirketin merkezinde ve gerektiğinde şubelerinde veya ticari işletmesinde denetlenir. Ancak, denetimin belirtilen yerlerde yürütülmesine ilişkin koşulların yeterli ve uygun olmaması halinde denetim çalışmaları, denetim elemanının belirleyeceği yerde sürdürülür. (4) Denetim çalışmaları, ticaret şirketine ait teknolojik alt yapının yeterli ve güvenli olması, denetim elemanınca şirket merkezinde denetim yapılmasına gerek görülmemesi ve Başkanlığın da uygun görüşü üzerine kayıt ve belgelere elektronik ortamda erişim sağlanması suretiyle de gerçekleştirilebilir. (5) Denetim elemanları, denetledikleri ticaret şirketiyle iştirak, hakim yahut bağlı şirket ilişkisi içinde olan ve bu Yönetmelik kapsamına giren ticaret şirketlerinin de denetime dahil edilmesini gerekli görürlerse, durumu gerekçesiyle birlikte Başkanlığa bildirirler ve bu konuda izin isterler. Düzenlenecek raporlar MADDE 9 – (1) Bakanlık denetim elemanlarınca yapılan denetimler sonucunda aşağıdaki raporlar düzenlenir. a) Teftiş Raporu: Ticaret şirketlerinin belli bir döneme ait işlemlerinin, örnekleme ve amaca uygun diğer denetim teknikleri kullanılarak, Kanuna ve Kanuna dayanılarak çıkarılan düzenleyici işlemlere uygunluğunun incelenmesi sonucunda düzenlenen rapordur. b) Soruşturma Raporu: Denetim sırasında, kamu adına soruşturmayı ve kovuşturmayı gerektiren bir suçun işlendiğinin öğrenilmesi durumunda yetkili makamlara bildirilmek üzere düzenlenen rapordur. c) İnceleme Raporu: Teftiş ve soruşturma raporlarına konu olmayan hususlarda düzenlenen rapordur. (2) Denetim elemanlarınca, birinci fıkra uyarınca düzenlenen raporlar Başkanlık bünyesinde oluşturulan Rapor Değerlendirme Komisyonlarınca değerlendirilmek üzere Başkanlığa sunulur. (3) Ticaret şirketlerinin, kamu düzenine veya işletme konusuna aykırı işlemlerde veya bu yönde hazırlıklarda ya da muvazaalı iş ve faaliyetlerde bulunduğunun Bakanlık denetim elemanlarınca tespit edilmesi halinde Bakanlıkça fesih davası açılabilmesi için inceleme raporu düzenlenir. (4) Denetim çalışmaları sonucunda aşağıdaki hususlara ilişkin yapılan tespit ve önerilere teftiş veya inceleme raporlarında yer verilir. a) İlgililerin hukuki sorumluluğunu gerektiren durumların genel kurul gündemine alınarak ortakların bilgisine sunulması. b) İdari para cezalarının uygulanması. c) Diğer bakanlık, kurul, kurum ve kuruluşların görev alanına giren ve bunlar tarafından tedbir alınmasını veya denetim yapılmasını gerektiren durumların yetkili birimlere bildirilmesi. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Denetlenenlerin ve Diğer Gerçek ve Tüzel Kişilerin Yükümlülükleri Denetlenenlerin yükümlülükleri MADDE 10 – (1) Ticaret şirketlerinin yönetim organlarının üyeleri, yönetimle görevlendirilen kişiler, komiteler ve şirket çalışanları; gizli dahi olsa yazılı veya elektronik ortamda tutulan her türlü defter, kayıt, dosya, tutanak ve belgeleri denetim elemanlarının talebi üzerine uygun süre içinde vermekle, incelemelerine hazır bulundurmakla veya gösterecekleri yere getirip denetim elemanınca gerekli görülmesi halinde tutanak karşılığında teslim etmekle, onaylı örneklerini vermekle, tutanakları imzalamakla, tüm bilgi işlem sistemini denetim amaçlarına uygun olarak açmakla, elektronik ortamda tutulan kayıtları okunabilir hale getirmekle, sözlü veya yazılı olarak sorulan hususlara ilişkin bilgileri ve cevapları vermekle, para ve para hükmündeki evrakı ve ayniyatı ilk talep halinde göstermekle, sayılmasına ve incelenmesine yardımcı olmakla, denetimin gereği gibi yürütülebilmesi için denetim elemanlarına görevleri süresince uygun bir çalışma yeri sağlamakla, gereken yardımı ve kolaylığı göstermekle ve diğer önlemleri almakla yükümlüdürler. (2) Birinci fıkrada geçen uygun süre iki iş gününden az on iş gününden fazla olamaz. Bu süre, ticaret şirketinin işlem hacmi, organizasyon yapısı ve denetimin kapsamı göz önünde bulundurularak denetim elemanınca belirlenir ve yazılı veya sözlü olarak ilgililere bildirilir. Haklı sebeplerin varlığı halinde bu süre denetim elemanınca uzatılabilir. (3) Denetim elemanlarınca istenilen defter, kayıt ve belgeler ile bunlara ilişkin bilgilerin belirlenen sürede verilmemesi veya eksik verilmesi ya da denetim elemanlarının görevlerini yapmalarının engellenmesi halinde bu fiillerden sorumlu olanlar denetim elemanlarınca yazılı olarak uyarılır. Uyarı yazısında, verilen süre içinde yükümlülüklerin yerine getirilmemesinin Kanunun 562 nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca cezai sorumluluk gerektirdiği belirtilir. Söz konusu yazıyı tebellüğ etmekten kaçınan veya uyarı yazısına rağmen verilen süre içinde yükümlülüklerini yerine getirmeyenler hakkında ise kamu adına soruşturma ve kovuşturma yapılması için soruşturma raporu düzenlenir. Diğer gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri MADDE 11 – (1) Kamu kurum ve kuruluşları, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, kamuya yararlı dernekler, noterler, bankalar, sigorta şirketleri ile diğer gerçek ve tüzel kişiler, denetimin gereği olarak, denetim elemanı tarafından istenilen bilgileri, belgeleri, kayıtları ve raporları gerek elektronik ortamda gerekse de yazılı olarak vermekle ve gerekli yardımı sağlamakla yükümlüdürler. BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Denetim elemanlarının görevlendirilmeleri ve diğer hususlar MADDE 12 – (1) Denetim elemanlarının görevlendirilmeleri, çalışma biçimleri, düzenlenen raporların değerlendirilmesi ve raporlar üzerine yapılacak işlemler, 3/6/2011 tarihli ve 640 sayılı Gümrük ve Ticaret Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 16 ncı maddesi uyarınca Bakanlıkça hazırlanacak yönetmelikte düzenlenir. Ticaret şirketlerinin tüzel kişiliğinin sona ermesi halinde denetim MADDE 13 – (1) Tüzel kişiliği sona eren ticaret şirketlerinin işlemleri, defterlerin ve belgelerin saklanma süresi göz önünde bulundurularak bu Yönetmelik hükümlerine göre Bakanlıkça denetlenebilir. Yürürlük MADDE 14 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 15 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Gümrük ve Ticaret Bakanı yürütür.